Mailarchivering
Mailarchivering: waarom het belangrijk is
Een e-mail is zo geschreven en verzonden — maar net zo snel weer verwijderd. Bij particuliere communicatie is dat meestal geen probleem, maar bij zakelijke e-mails moet je veel voorzichtiger zijn. In e-mails staan namelijk vaak belangrijke documenten, zoals offertes, contracten en facturen. Net als bij papieren documenten ben je verplicht deze te bewaren en te kunnen overleggen wanneer dat nodig is.
Daarnaast kunnen gearchiveerde e-mails van grote waarde zijn bij juridische vraagstukken. Jaren later kun je dankzij een compleet e-mailarchief aantonen hoe bepaalde beslissingen, afspraken of transacties tot stand zijn gekomen.
Waarom standaard e-mailprogramma’s niet voldoende zijn
Reguliere e-mailprogramma’s zijn niet ontworpen voor langdurige, betrouwbare archivering. E-mails kunnen achteraf gemakkelijk worden aangepast of verwijderd, zonder dat zichtbaar is dat dit is gebeurd. Daardoor zijn ze juridisch en organisatorisch minder betrouwbaar.
Een aparte, veilige en onveranderbare archiveringsoplossing is daarom onmisbaar voor elke organisatie.
Wetgeving en bewaarplicht
Welke e-mails moet je bewaren?
Vooral door de fiscale bewaarplicht is het noodzakelijk zakelijke e-mails te archiveren. De Belastingdienst kan ook jaren later nog controleren hoe bepaalde afspraken en activiteiten tot stand zijn gekomen. Daarom moeten zowel ontvangen als verzonden zakelijke e-mails worden bewaard.
Wat hoeft niet gearchiveerd te worden?
Niet alle e-mails vallen onder de bewaarplicht. Je hoeft bijvoorbeeld geen archief bij te houden van:
Interne communicatie tussen collega’s
Privéberichten
Sollicitaties
Spam
Wat zegt de AVG?
Voor e-mails met persoonsgegevens die níet onder een bewaarplicht vallen, geldt juist dat ze niet te lang bewaard mogen worden. De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) stelt dat je zo min mogelijk persoonsgegevens moet opslaan en deze niet langer mag bewaren dan noodzakelijk.
Snelle laadtijden
Op onze servers laadt jouw website tot 35% sneller, want iedere seconde kost je 7% conversie. Dit doen wij door gebruik van snelle servers en nieuwe technieken toe te passen, zoals Litespeed caching.
Transparante provider
Tevreden klanten vinden wij heel belangrijk. Wij willen jou graag tevreden houden. Daarom hebben wij geen addertjes onder het gras, maar proberen wij in alle communicatie transparant te zijn. En is iets niet duidelijk vraag het ons dan gewoon.
Beheer je eigen diensten
Volledige controle over jouw diensten via ons control panel. Dit zit uiteraard gratis inbegrepen in al onze paketten. Kom je er toch niet uit? Wij bieden ondersteuning voor jouw vragen.
Geen setupkosten
Voor onze diensten betaal je geen setupkosten, tenzij dit expliciet is vermeld. Je betaalt dus enkel voor de kosten die wij vermelden gewoon duidelijk en transparant zonder extra kosten. Zo kunnen wij voor jou de scherpste prijs aanbieden en waarborgen.
Professionele support
Heeft u vragen of komt u ergens niet uit. Schakel dan de snelle hulp van onze experts in. Neem gewoon even contact met ons op als je vragen hebt. Onze medewerkers staan je graag ter woord.
Scherpe tarieven
Prijs-kwaliteitverhouding telt. Daarom biedt Hostingenwebsite.nl scherpe prijzen, zonder in te leveren op kwaliteit. Waar je bij andere aanbieders vaak moet bijbetalen voor extra’s, zit dit bij Hostingenwebsite.nl gewoon in je pakket inbegrepen.
Meest gestelde vragen
Staat uw vraag er niet tussen neem dan contact met ons op
Mailarchivering is het automatisch en veilig opslaan van zakelijke e-mails, zodat ze voor langere tijd intact, vindbaar en onveranderbaar bewaard blijven. Dit is belangrijk voor continuïteit, wettelijke verplichtingen en juridische zekerheid.
Zakelijke e-mails bevatten vaak belangrijke documenten zoals facturen, offertes en contracten. Veel van deze moeten volgens de fiscale bewaarplicht jarenlang worden bewaard. Daarnaast helpt een goed archief om later afspraken of besluitvorming te kunnen aantonen.
Nee. Programma’s zoals Outlook of Gmail zijn niet ontworpen om e-mails langdurig, veilig en onveranderbaar te bewaren. E-mails kunnen gemakkelijk worden aangepast of verwijderd zonder dat dit zichtbaar is.
Alle zakelijke e-mails die relevant zijn voor de bedrijfsvoering, zoals communicatie over afspraken, transacties, offertes, facturen en contracten. Zowel inkomende als verzonden e-mails vallen hieronder.
Je hoeft geen interne berichten tussen collega’s, privémails, spam, nieuwsbrieven of sollicitaties te archiveren — tenzij deze onderdeel zijn van een zakelijke overeenkomst of verplichting.
Voor de fiscale bewaarplicht geldt doorgaans een termijn van 7 jaar. Voor sommige gegevens (bijvoorbeeld onroerend goed) geldt 10 jaar. Persoonsgegevens die niet onder een bewaarplicht vallen, moeten zo kort mogelijk bewaard worden volgens de AVG.
Mailarchivering zorgt ervoor dat je e-mails gestructureerd opslaat, snel kunt terugvinden én kunt verwijderen wanneer de bewaartermijn is verlopen. Dat voorkomt dat persoonsgegevens onnodig lang worden bewaard.
Ja, mits ze onveranderbaar worden opgeslagen. Een professioneel archiveringssysteem zorgt ervoor dat e-mails niet kunnen worden gemanipuleerd, waardoor ze als bewijs kunnen dienen.
Ja. Moderne archiveringsoplossingen hebben krachtige zoekfunctionaliteiten, waardoor je snel e-mails, bijlagen of specifieke informatie kunt terugvinden.
In de meeste systemen wel. Nieuwe inkomende én uitgaande e-mails worden continu en automatisch opgeslagen, zonder dat je hier zelf iets voor hoeft te doen.
Ja, professionele systemen maken gebruik van versleuteling, veilige opslag en toegangsbeheer. Zo blijven je gegevens beschermd tegen verlies, wijziging en ongeautoriseerde toegang.
Omdat het archief losstaat van je e-mailprogramma, blijft alles intact. Je behoudt altijd toegang tot het volledige archief, ook na een overstap.
